10 ترفند ساده برای داشتن تجربه خوب از برگزاری ویدئو کنفرانس

در دنیای مدرن برگزاری ویدئو کنفرانس به یکی از نیازهای اساسی در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف تبدیل شده است ولی این تکنولوژی مدرن با توجه به اینکه به تازگی روی کار آمده است، جای پیشرفت بسیاری خواهد داشت. برای برگزاری ویدئو کنفرانس به تجهیزات مختلفی مانند وب کم، نرم افزارهای مناسب و … نیاز است و با دانستن ترفندهای ساده‌ایی می‌توان باعث بهبود تجربه خود از برگزاری ویدئو کنفرانس شد.

1. آشنایی با ویژگی‌های فناوری

استفاده از فناوری مناسب، مهم‌ترین اصلی است که به منظور برگزاری ویدئو کنفرانس باید به آن دقت شود. برای انجام ویدئو کنفرانس نتیجه بخش و موثر باید درباره تمامی ویژگی‌های فناوری مورد استفاده نیز اطلاعات کافی داشت تا بتوان در زمان مناسب از آن‌ها بهره‌مند شد و کنفرانس یا جلسه را همانند نوع حضوری آن همانند سازی کرد.

2. انتخاب پشت صحنه مناسب

یکی از عناصر مهم و تاثیرگذار در برگزاری هرچه بهتر ویدئو کنفرانس انتخاب پشت صحنه مناسب است. بهترین پشت صحنه، پشت صحنه‌هایی با رنگ‌های خنثی است زیرا باعث افزایش تمرکز مخاطبان می‌شوند. هرچند پوسترهای فانتزی بسیار زیادی وجود دارند که می‌توان از آن‌ها به منظور پشت صحنه استفاده کرد ولی کاربرد آن‌ها کاملا غیر حرفه‌ای است زیرا باعث عدم تمرکز مخاطب خواهند شد.

3. انتخاب لباس مناسب

انتخاب لباس مناسب عاملی مهم برای برگزاری هرچه بهتر ویدئو کنفرانس خواهد بود. بهتر است برای برگزاری ویدئو کنفرانس از لباس رسمی مانند کت و شلوار استفاده شود. هرچند در صورت طولانی بودن ویدئو کنفرانس می‌توان از لباس‌های راحت‌تر ولی شیک و مناسب نیز بهره‌مند شد.

4. توجه به نوع مبلمان

زمانی که تصمیم به برگزاری ویدئو کنفرانس دارید، حتما باید مبلمان مناسبی را برای برگزاری جلسه انتخاب کنید زیرا راحتی شما در عین برگزاری جلسه در تاثیرگذاری شما و همچنین بهتر برگزار شدن جلسه موثر خواهد بود.

5. سرمایه گذاری بر دوربین مناسب

هرچند تمامی موارد اشاره شده در بالا اهمیت دارند ولی انتخاب دوربین و سخت افزار مناسب نیز بسیار مهم خواهد بود. هرچند دوربین‌های قرار گرفته شده روی لپ تاپ‌ها از گزینه‌های مناسبی برای برگزاری ویدئو کنفرانس برخوردار هستند ولی استفاده از سیستم‌های ویدئو کنفرانس پیشرفته تولید شده توسط شرکت سیسکو یا گرند استریم نیز تاثیرگذاری بیشتری خواهند داشت. استفاده از سیستم‌های ویدئو کنفرانس امکان به اشتراک گذاری صفحه و انواع فایل‌ها را نیز فراهم خواهند آورد که از همین جهت می‌توان جلسات را به نحوه مطلوب‌تری برگزار کرد.

6. نورپردازی مناسب

صرف نظر از  مدل دوربین، نورپردازی مناسب نیز اهمیت بسیار بالایی برخوردار خواهد بود. در صورتی که برای برگزاری ویدئو کنفرانس از فضاهایی با نور بی کیفیت استفاده شود، تماس از تاثیرگذاری مناسبی برخوردار نخواهد بود. برای نورپردازی مناسب فضای برگزاری ویدئو کنفرانس نیاز  به تجهیزات خاصی نیست و تنها با یک با چند چراغ قوی می‌توان فضایی با نور کافی ایجاد کرد.

7. نحوه نشستن

علاوه بر تمامی آنچه در بالا به آن‌ها اشاره شد، نحوه نشستن شما در زمان برگزاری ویدئو کنفرانس نیز می‌توان تاثیرات مطلوبی به همراه داشته باشد. سعی کنید برای نشستن یک حالت مناسب را انتخاب کنید زیرا ممکن است، جلسه چندین ساعت طول بکشد و در صورت انتخاب نوع نشستن غیر صحیح به ستون فقرات شما فشار وارد شود و دچار کمر درد شوید.

8. برقراری ارتباط چشمی

برقراری ارتباط چشمی عنصر مهمی برای تاثیرگذاری هرچه بیشتر در برگزاری بهتر ویدئو کنفرانس است. سعی کنید در زمان برگزاری ویدئو کنفرانس با طرف مقابل‌تان ارتباط چشمی برقرار کنید زیرا باعث افزایش بیشتر تمرکز شما خواهد شد.

9. چک کردن اتصال اینترنت

اصل مهم برای برقراری هرچه بهتر ویدئو کنفرانس، چک کردن اتصالات اینترنت است. برای برگزاری ویدئو کنفرانس باید از اینترنت با سرعت بالا و پهنای باند بیشتر استفاده کنید تا در زمان برگزاری ویدئو کنفرانس اختلالی در برقراری ارتباط ایجاد نشود.

10. آرامش خود را حفظ کنید

با رعایت کردن تمام آنچه گفته شد می‌توان باعث برگزاری هرچه بهتر ویدئو کنفرانس شد ولی باید دقت داشته باشید که نباید در زمان برگزاری ویدئو کنفرانس استرس و نگرانی به خود راه دهید. در صورت بروز استرس و نگرانی در زمان برگزاری ویدئو کنفرانس نمی‌توانید به نتیجه دلخواه‌تان برسید و تجربه خوبی از استفاده از آن نخواهید داشت.