مزیت‌های استفاده از سامانه ویپ چیست؟

با توجه به اهمیت سرعت در دنیای امروز به وسایل ارتباطی پیشرفته‌ای برای برقراری ارتباط نیاز است که بتوان با استفاده از آن‌ها به بسیاری از نیازها پاسخ داد. از تجهیزات ارتباطی کارآمد و بروزی که دارای سرعت و دقت بالایی است و در سال‌های اخیر استفاده از آن با رشد بالایی همراه بوده، سامانه ویپ است. تلفن‌های ویپ، تلفن‌های تحت شبکه‌ای هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توان به بسیاری از نیازها مانند ارسال و دریافت انواع فایل و پیام را به راحتی پاسخ داد. در ادامه این مقاله با سامانه ویپ و مزایایی که دارد، بیشتر آشنا شوید.

سامانه ویپ چیست؟

ویپ، VoIP که مخفف (Voice over Internet Protocol) تکنولوژی مدرنی است که امکان برقراری ارتباط از طریق اینترنت یا شبکه‌های محلی (LAN) را فراهم می‌آورد. هرچند ویپ در سال‌های اخیر محبوبیت زیادی پیدا کرده است ولی باید گفت زمان معرفی این تکنولوژی به بازار به سال 1970 میلادی باز می‌گردد. سازوکار سامانه ویپ بدین گونه است که صدای مخاطب را به بسته‌های کوچک داده تبدیل می‌کنند و گیرنده از طریق اینترنت این بسته‌ها را دریافت می‌کند و پس از رمزگشایی می‌تواند آن را گوش دهد.

مزایا سامانه ویپ

استفاده از سامانه ویپ برای سازمان‌های بزرگ و کوچک مزایایی به همراه دارد که از جمله آن‌ها عبارتند از:

• کاهش هزینه‌ها
• افزایش دسترسی
• قابلیت جابه‌جایی
• مقایس‌پذیری بالا
• ویژگی‌های پیشرفته برای تیم‌های بزرگ و کوچک
• وضوح صدا
• انجام وظایف مختلف
• انعطاف پذیری بالا با تلفن‌های هوشمند
• امنیت بالا

1. کاهش هزینه

تمامی سازمان‌های بزرگ و کوچک همواره به دنبال راه حلی برای کاهش هزینه‌های خود هستند. یکی از راه حل‌های عملی و قابل اجرایی که سازمان‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند، بهره‌مندی از سامانه ویپ است. با استفاده از تجهیزات ویپ هزینه برقراری ارتباط به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند و سازمان‌ها می‌توانند در هزینه‌های خود صرفه جویی به عمل آورند. به طور کلی باید گفت ویپ به دو روش مستقیم و غیر مستقیم نسبت به صرفه جویی در هزینه‌ها تاثیر خواهد داشت.

روش مستقیم در صرفه جویی هزینه‌ها

زمانی که صحبت از خدمات تلفنی سنتی به میان می‌آید، یک تجارت هزینه‌های بسیاری مانند سخت افزار PBX و تلفن‌های تجاری را متحمل خواهد شد.

1. هزینه‌های PBX

PBX یک قطعه فیزیکی پیش فرض است که با استفاده از آن می‌توان بسیاری از تلفن‌های ثابت در یک دفتر کار را به یکدیگر متصل کرد ولی هزینه استفاده از آن بالا خواهد بود. ولی باید گفت استفاده از سامانه ویپ به جای PBX باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود زیرا این سامانه از تکنولوژی پیشرفته‌ای پشتیبانی می‌کند که به آسانی می‌توان نسبت به شبکه ‌سازی تلفن‌های داخل یک دفتر بدون هزینه اضافی اقدام کرد.
2. هزینه‌های برقراری تماس
همانگونه می‌دانید، هزینه برقراری تماس در تلفن‌های سنتی بالاست. این در حالی است که هزینه تماس با استفاده از سامانه ویپ بسیار کمتر و مقرون به صرفه‌تر است. دلیل هزینه پایین در برقراری تماس در تلفن های ویپ آن است که با استفاده از این تلفن‌ها می‌توان از طریق اینترنت نسبت به برقراری تماس اقدام کرد. مطابق با آمار به دست آمده شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از تلفن‌های ویپ به میزان 60 درصد از هزینه‌های تماس داخلی و 90 درصد از هزینه‌های تماس‌های بین المللی خود صرفه جویی کنند.
3. کاهش هزینه‌های تکراری
سازمان‌ها و شرکت‌هایی که سامانه ویپ استفاده می‌کنند، می‌توانند شاهد کاهش بسیاری از هزینه‌های خود مانند هزینه مالیات و همچنین هزینه تعمیر و نگهداری نیز باشند.

روش غیر مستقیم در کاهش هزینه‌ها

هرچند صرفه جویی در هزینه‌های غیر مستقیم دشوارتر است ولی آگاهی از آن‌ها برای کسب و کارهای مختلف اهمیت خواهد داشت. 
1. صرفه جویی در هزینه‌ها با دورکاری
استفاده از سیستم ویپ این امکان را برای کارمندان فراهم می‌آورد تا بتوانند از راه دور و به صورت دورکاری فعالیت‌های خود را انجام دهند. از امکانات سامانه ویپ می‌توان به امکان برقراری تماس تصویری، انتظار مکالمه، ویدئو کنفرانس و … اشاره کرد که هیچ یک از این امکانات در تلفن‌های سنتی وجود ندارد. با توجه به یافته می‌توان نتیجه گرفت که استفاده از سامانه ویپ باعث افزایش بهره‌وری کارمندان و کاهش استفاده از فضای کاربری اداری خواهد شد.
2. کاهش نیاز به نیروی انسانی
در صورتی که شرکت شما برای دریافت تماس و ارسال پیام‌ها به منشی تکی نیاز داشته باشد با استفاده از سیستم ویپ می‌توان نسبت به کاهش چنین نیروی انسانی اقدام کرد زیرا سیستم ویپ خود امکان دریافت و ارسال پیام‌ها را به آسانی برای کاربران فراهم می‌آورد.

2. افزایش دسترسی

یکی دیگر از مهمترین مزیت‌های استفاده از تلفن های ویپ امکان برقراری تماس در هر نقطه و مکانی است. به منظور برقراری تماس با استفاده از سیستم ویپ تنها نیاز به اینترنت مناسب خواهید داشت تا بتوانید نسبت به دریافت تماس و برقراری ارتباط اقدام کنید. نکته قابل توجه آن است که در صورت عدم دسترسی به اینترنت تمامی پیام‌های ارسال شده در سیستم ویپ ذخیره می‌شود و از طریق ایمیل به شما ارسال خواهند شد. همچنین امکانی فراهم آورده شده تا فرد دیگری بتواند به جای شما پاسخگو باشد. برخورداری از چنین ویژگی‌هایی باعث انعطاف پذیری بیشتر کسب و کار شما خواهد شد و شما محدود به یک موقعیت مکانی خاص نمی‌شوید.

3. قابلیت جابه جایی

از دیگر قابلیت‌های سامانه ویپ امکان جا به جایی شماره مجازی شما است. این بدان معناست که شما می‌توانید به آسانی با تغییر موقعیت مکانی خود از شماره تلفن قبلی خود استفاده کنید. این ویژگی مناسب برای افرادی خواهد بود که به بسیار سفر می‌کنند و بدین ترتیب می‌توانند همه جا از شماره خود بهره‌مند شوند.

4. مقیاس پذیری بالا

تلفن های ویپ امکانی را برای تمامی کسب و کارها به ویژه کسب و کارهای کوچک فراهم می‌آورند تا بدون نیاز به خرید تجهیزات و سخت افزارهای پیشرفته بتوانند رشد کنند و باعث توسعه هرچه بیشتر آن شوند.

5. ویژگی‌های پیشرفته برای تیم‌های بزرگ و کوچک

ویژگی‌های تلفن ویپ این امکان را برای تیم‌های کوچک به همراه می‌آورد تا بتوانند تصویری از یک شرکت بزرگ داشته باشند. همچنین ویژگی‌های ویپ امکانی را برای شرکت‌های بزرگ فراهم می‌آورد تا بتوانند به آسانی شرکت خود را مدیریت کنند.

6. وضوح صدا

از اصلی‌ترین معایب تلفن‌های سنتی کیفیت پایین در انتقال صدا است که با روی کار آمدن تلفن‌های ویپ می‌توان از صدایی با وضوح و کیفیت بالا بهره‌مند شد. همچنین باید گفت تلفن‌های ویپ به گونه‌ای هستند که هیچ گونه تاخیری در هنگام برقراری تماس وجود ندارد و صدا در کوتاه‌ترین زمان ممکن انتقال داده می‌شود.

7. انجام وظایف مختلف

سامانه ویپ امکانی را فراهم می‌آورد تا کاربران بتوانند علاوه بر برقراری تماس امکان ارسال انواع فایل را نیز داشته باشند. انتقال فایل‌های مختلف از طریق سامانه ویپ باعث بهبود عملکرد و افزایش کارایی و بهره‌وری نیز خواهد شد.

8. انعطاف پذیری بالا با تلفن‌های هوشمند

تلفن های ویپ از سازگاری بالایی با تلفن‌های هوشمند برخوردار هستند که در نتیجه این امکان برای کاربران فراهم آورده می‌شود تا بتوانند به آسانی با استفاده از قابلیت‌های تلفن‌های همراه از آن بهره‌مند شوند.

9. امنیت بالا

وجود امنیت در هنگام برقراری ارتباط برای بسیاری از کسب و کارها از اهمیت بالایی برخوردار است. سامانه ویپ با بهره‌مندی از بهترین سیستم امنیتی که دارد، بستری امن را برای ایجاد ارتباط فراهم آورده است.